Personvernerklæring

Personvernerklæringen er utarbeidet for å sørge for at du skal føle deg trygg på at dine personopplysninger blir behandlet på en forsvarlig måte. Den forteller deg hvordan vi samler inn opplysningene, og hva vi bruker dem til. Den inneholder også informasjon om hvordan vi sikrer dine personopplysninger, hvem vi deler dem med og dine rettigheter.

1. Behandlingsansvarlig

Spir Arkitekter AS, Tollbodgaten 22, 3111 Tønsberg v/daglig leder er behandlingsansvarlig for de personopplysninger som blir behandlet i forbindelse med utførelse av oppdrag, eller når du kommer i kontakt med oss på annen måte.

2. Hva er en personopplysning

En personopplysning er enhver opplysning som kan knyttes til en enkeltperson, direkte eller indirekte, som f.eks. navn, postadresse, e-postadresse, IP-adresse og mobilnummer. Du kan lese mer om hva en personopplysning er på Datatilsynets hjemmeside.

3. Innhenting av personopplysninger

Personopplysningene hentes inn via Brønnøysundregistrene, fra kontrakter, oppdragsbekreftelser, offentlig tilgjengelige opplysningstjenester, samt opplysninger gitt av kunde eller samarbeidspartner.

4. Kundeadministrasjon

Registrering av kontaktopplysninger er nødvendig for å kunne inngå og oppfylle en avtale inngått mellom Spir Arkitekter AS og deg som kunde. Grunnlaget for denne behandlingen er hjemlet i personvernforordningens artikkel Art 6 (b). Det er også lovkrav i regnskapslovgivningen som tilsier at vi er forpliktet til å behandle personopplysninger. Ved avtale om oppdrag vil vi registrere kontaktinformasjon som navn, organisasjonsnummer, postadresse, e-postadresse, telefonnummer, samt faktura- og bestillingsreferanse i vårt kunderegister. I enkelte tilfeller vil vi i forkant av kontraktsinngåelse vurdere kredittverdighet.

5. Deling av opplysninger med tredjeparter

For å kunne utføre våre tjenester og oppfylle våre forpliktelser i henhold til avtale, deler vi nødvendige personopplysninger med andre aktører, herunder underleverandører av konsulenttjenester, offentlige myndigheter (i fbm søknadsprosesser), samt leverandør av tekniske og administrative tjenester (slik som IT-leverandør). Vi har inngått databehandleravtaler med våre leverandører for å sikre ditt personvern. Vi vil ikke dele, selge, overføre eller på annen måte utlevere personopplysninger til tredjeparter, med mindre vi er rettslig forpliktet til det.

6. Lagring og oppbevaring av kundeopplysninger, dokumenter og tegninger

Det opprettes egne digitale prosjektmapper for oppdrag som utføres på vegne av kunde. Vi oppbevarer avtaler, kundeopplysninger, dokumenter og tegninger i minimum 13 år etter at oppdraget er avsluttet. Lagring i det angitte tidsrommet er vurdert som nødvendig, siden det i ettertid kan komme opp en tvist hvor den informasjonen som er lagret på et oppdrag igjen kan bli aktuell. Rutinen for lagring og oppbevaring er i tråd med bransje- og arbeidsgiverorganisasjonen Arkitektbedriftene i Norges anbefalinger. Det er også lovkrav som tilsier at vi er forpliktet til å lagre personopplysninger en viss periode etter at oppdraget er avsluttet, f.eks. krav i regnskapslovgivningen og hvitvaskingsloven.

7. Jobbsøkere

Dersom du søker jobb i Spir Arkitekter AS, trenger vi å behandle opplysninger om deg for å vurdere din søknad. Rekrutteringsprosessen innebærer behandling av de opplysningene du oppgir gjennom dokumentene du sender oss, blant annet søknad, CV, vitnemål og attester. I tillegg til eventuelle intervju, kan Spir Arkitekter AS også gjennomføre egne undersøkelser, typisk samtaler med jobbsøkerens referanser. Vi lagrer alle stillingssøknader i vårt digitale arkiv i om lag to år før vi sletter dem.

8. Informasjonssikkerhet

Vi sikrer dine personopplysninger ved bedriftens tilgangskontroll. Vi lagrer personopplysninger på servere lokalisert i Norge, disse er beskyttet mot uautorisert innsyn basert på teknologi for sikring av data. Disse oppdateres jevnlig. Backup av data lagres hos tredjepartsleverandør som har sikring og oppbevaring av data som sitt spesialfelt.

9. Rettigheter for den registrerte

Vi behandler dine personopplysninger i henhold til personvernforordningen. Du vil i den forbindelse kunne kreve innsyn i og flytting av egne personopplysninger, samt kreve retting eller sletting. Det kan klages til Datatilsynet på behandling i strid med reglene.

10. Cookies (informasjonskapsler)

Spir Arkitekter AS benytter såkalte "cookies" til å loggføre bruken av nettsiden spir.no. Formålet med dette er å føre statistikk over bruken og danne grunnlag for å kunne forbedre nettsiden. Du kan velge å avstå fra bruk av informasjonskapsler ved å endre innstillingene i din nettleser. Her kan du lese mer om hvordan vi bruker informasjonskapsler.

11. Kontakt oss

Send en e-post til post@spir.no hvis du har spørsmål til hvordan vi behandler personopplysninger eller ønsker å be om innsyn, retting eller sletting.